Przestańmy udawać: nikt nie przyjeżdża do Krakowa tylko po to, by przez osiem godzin wpatrywać się w slajdy PowerPointa. Jeśli zamkniesz uczestników w dusznej sali bez kontaktu z miastem, po prostu „urwą się” z ostatniego panelu na piwo przy krakowskich bulwarach. Sekret udanego eventu tkwi w rezygnacji z ambicji upchnięcia 20 prelegentów w jeden dzień na rzecz tzw. mikroeksploracji. Kluczem jest logistyka, która pozwala wyjść z hotelu i w kilka minut znaleźć się pod Wawelem. Tylko tyle wystarczy, by mózg zresetował się po sesji analitycznej i odzyskał świeżość na networking.
Mit „całodniowego kucia” a wydajność uczestnika
Większość agend konferencyjnych w Polsce cierpi na przerost formy nad treścią. Psychologia poznawcza jasno mówi, że po 90 minutach intensywnego skupienia przyswajanie wiedzy spada niemal do zera. W Krakowie grzechem jest tego nie wykorzystać. Zamiast kolejnej „przerwy kawowej” z rozmrożonymi ciastkami, lepiej skrócić wystąpienia o 15% i wysłać ludzi na zewnątrz.
Ruch fizyczny, nawet krótki spacer w stronę Wisły, obniża poziom kortyzolu i stymuluje hipokamp. Dla organizatora to czysty zysk – dotleniony uczestnik to aktywny uczestnik, który zadaje pytania, zamiast sprawdzać maile pod stołem.
Dlaczego lokalizacja to być albo nie być
Planowanie czasu wolnego zaczyna się na etapie wybierania pinezki na mapie. Jeśli wybierzesz hotel na obrzeżach, jesteś niewolnikiem logistyki. Jeśli jednak Twoim centrum dowodzenia zostanie Hotel Secesja, problem znika sam. Ten hotel konferencyjny w Krakowie leży na styku dwóch najważniejszych światów: biznesowego Kazimierza i turystycznego Starego Miasta.
Goście mogą wyskoczyć na bulwary wiślane w przerwie między warsztatami, a wieczorne wyjście do kultowej restauracji zajmuje im dokładnie 400 metrów marszu. To eliminuje stres związany z korkami i pozwala na luksus, którego nie kupisz za żadne pieniądze: brak pośpiechu. Organizator, który szanuje czas (i nogi) swoich gości, automatycznie buduje wyższy prestiż wydarzenia.
Networking, który nie jest przykrym obowiązkiem
Najgorsze, co możesz zrobić, to zorganizować sztywną kolację w tej samej sali, w której odbywały się wykłady. Zmień otoczenie. Kraków to miasto-muzeum, które najlepiej smakuje wieczorem.
Zamiast tradycyjnego bankietu, postaw na:
Szybki wypad na Kazimierz: Krótki spacer z przewodnikiem, który zamiast dat, sypie anegdotami o krakowskiej bohemie.
Poranny rozruch: Jogging wzdłuż Wisły o 7:30 rano dla chętnych – nic tak nie buduje więzi w grupie jak wspólny wysiłek przed pierwszą kawą.
Przerwy z widokiem: Jeśli hotel ma taras lub sąsiaduje z zielenią, przenieś tam sesje pytań i odpowiedzi.
Finalnie uczestnik nie zapamięta wykresu z 14. slajdu, ale zapamięta rozmowę, którą odbył, idąc z Tobą pod Smoczą Jamę. Wykorzystaj potencjał miasta, zamiast z nim walczyć. Kraków to nie tło, to jeden z Twoich najważniejszych prelegentów.
